พื้นฐานของการทำงานทุกคนจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรม Microsoft Office ได้อย่างน้อยในระดับเบื้องต้น แต่หากเราสามารถใช้โปรแกรมต่าง ๆได้อย่างมือโปรล่ะก็แน่นอนว่าจะทำให้เราได้เปรียบในการหางานหรือเป็นการ “สร้างแต้มต่อในการหางาน” มากกว่าคนอื่น ๆ วันนี้ 100 jobsDD จึงมีบทความดี ๆ เกี่ยวกับ 6 เทคนิคง่าย ๆ ในการอัพสกิล Microsoft Word มากฝากกัน
1. เลือกหลายข้อความด้วยปุ่ม “Ctrl”
อยากเลือกข้อความหลายข้อความแต่ไม่อยากกดหลายรอบ เทคนิคง่าย ๆ ที่หลายคนอาจไม่เคยรู้ เราสามารถเลือกข้อความหลาย ๆข้อความที่ไม่ได้อยู่ติดกันได้ด้วยการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้(ตลอดเวลาจนกว่าจะเลือกครบทุกข้อความ)และคลิกเลือกข้อความที่ต้องการ เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถคัดลอกข้อความหลาย ๆ ข้อความได้ในเวลาอันรวดเร็ว
2. แก้ไขคำผิดทุกหน้าด้วยเมนู “แทนที่”
เราสามารถพิมพ์คำที่ถูกต้องแทนที่คำที่พิมพ์ผิดได้ง่าย ๆ ด้วยการกดที่เมนู “แทนที่” บนฝั่งขวามือของแถบเครื่องมือ พิมพ์คำที่ผิดลงในช่อง “สิ่งที่ค้นหา” และพิมพ์คำที่ถูกต้องลงไปในช่อง “แทนที่ด้วย” กดปุ่มแทนที่ทั้งหมด เป็นอันเสร็จสิ้น หรือหากต้องการเปลี่ยนคำผิดเพียงจุดเดียวสามารถกดปุ่มแทนที่
3. สร้างสารบัญอัตโนมัติด้วย “Magic Heading”
ทำสารบัญง่าย ๆ ไม่ต้องใช้เวลานานด้วยการสร้าง “Magic Heading” ก่อนโดยคลิกที่หัวเรื่องนั้น ๆ แล้วกดที่ หัวเรื่อง 1 ในแถบเมนูหน้าแรก เสร็จแล้วหากมีหัวข้อที่ 2,3,4 ให้ทำเหมือนเดิมคือต่อไปจนครบทุกหัวเรื่อง เมื่อกดเสร็จ ให้เราไปที่เมนู “อ้างอิง” กดเลือกรูปแบบสารบัญที่เราต้องการ จากนั้นหัวข้อที่เราได้ทำ Magic Heading ไว้จะมาแบบอัตโนมัติ
4. เชื่อมโยงเนื้อหาด้วย “ไฮเปอร์ลิงก์”
หากคุณอยากเชื่อมโยงเนื้อหาไปยังเว็บไซต์อื่น ๆ ภายนอกสามารถใช้เครื่องมือ “ไฮเปอร์ลิงก์” ในการเชื่อมโยงได้ ด้วยขั้นตอนเพียง 4 ขั้นตอน เริ่มจาก 1.เลือกข้อความที่จะเปลี่ยนเป็นลิงค์โดยลากคลุม 2.คลิกขวาแล้วไปที่ปุ่ม “Hyperlink” 3.พิมพ์หรือ วางลิงก์ ของเว็บในช่อง “ที่อยู่” 4.กดตกลง เป็นอันเรียบร้อย
5. คีย์ลัดสร้างเทมเพลตอัตโนมัติ
ไม่ต้องเสียเวลาสร้างเทมเพลตเพราะ Microsoft Word มีมาให้แล้ว ด้วยการกดที่ “ไฟล์” จากนั้นกดที่ “ใหม่” เลือกหัวข้อเทมเพลตที่ต้องการ โดยมีให้เลือกครอบคลุมตั้งแต่ เทมเพลตงานนำเสนอ จดหมาย ใบแจ้งหนี้ แผ่นพับ รายงาน ใบปลิว นามบัตร แผนธุรกิจ และอื่น ๆ อีกมากมาย เมื่อเลือกเทมเพลตได้แล้ว สามารถแก้ไขเนื้อหาให้เป็นไปตามที่เราต้องการได้เลย
6. ฝังฟอนต์ลงในไฟล์
ปัญหาการเปิดไฟล์แล้วตัวอักษรเพี้ยนจะหมดไปด้วยการฝังฟอนต์ลงในไฟล์งานของคุณ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้ 1.เข้าไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก จะมีหน้าต่างขึ้นมา
ให้ดูเมนูทางด้านซ้ายมือและเลือกตรงคำว่า บันทึก 2.ด้านล่างจะมีหัวข้อ รักษาความเที่ยงตรงเมื่อแชร์เอกสารนี้ ให้คลิกในช่องเลือกฝังฟอนต์ในไฟล์ และกด ตกลงเป็นการบันทึกการตั้งค่า
ทั้ง 6 เทคนิคในบทความนี้เป็นเพียงเทคนิคเบื้องต้นเท่านั้น โปรแกรม Microsoft Word ยังมีเทคนิคอื่น ๆ อีกมากมาย เพราะฉะนั้นอย่าลืมที่จะหาความรู้ อัพสกิลอย่างสม่ำเสมอ เพราะนั่นจะเป็นสิ่งที่ทำให้คุณมีโอกาสในการได้งานมากกว่าคนอื่น ๆ นอกจากการสร้างโอกาสในการได้งานด้วยทักษะแล้ว อีกหนึ่งโอกาสที่คุณสามารถสร้างได้ในทันทีก็คือการฝาก เรซูเม่ไว้กับเรา 100 jobsDD เว็บไซต์หางานที่รวบรวมงานจากทุกสาขาอาชีพ ใช้งานง่าย สมัครได้ตลอดเวลา
